Por "soborno" se entiende cualquier oferta, promesa, entrega, recepción, solicitud o aceptación de un beneficio como compensación por una acción que es ilegal o implica un abuso de confianza, o es una recompensa por ejecutar las obligaciones propias de quien recibe tales beneficios. Esto incluye cualquier bien material valioso para ganar una ventaja comercial, contractual, regulatoria o persona.
Debemos conducir nuestro negocio de manera profesional, ética y justa, y nos comprometemos a implementar sistemas efectivos para combatir el soborno, la extorsión y coerción en contra de la empresa (o iniciada por ella), en contra de nuestros accionistas, de nuestros colaboradores y de nuestros clientes. Para lo cual nos comprometemos al cumplimiento del sistema de gestión antisoborno.
Acatamos y hacemos cumplir todas las leyes aplicables para combatir la corrupción y los sobornos dentro de todas las jurisdicciones en las que operemos. En particular, estamos obligados a conducirnos conforme a lo prescrito por las leyes de México y los países en los que operemos.
ALCANCE
- o Sobornos
- o Obsequios y actos de hospitalidad
- o Pagos de facilitación
- o Contribuciones políticas
- o Contribuciones benéficas
- o Coacción e influencia indebida
En este código, la palabra "terceros" se refiere a cualquier persona física o moral con quien tenga contacto durante el curso de su trabajo para IPC o para nuestros clientes. La palabra "terceros" incluye a clientes, proveedores, contactos de negocios, agentes y asesores actuales, antiguos y potenciales; así como también a entidades públicas y gubernamentales, incluyendo sus asesores, representantes y oficiales, políticos y partidos políticos.
Este código aplica a todos los individuos que trabajan en todos los niveles, incluyendo a los directivos, oficiales, empleados (permanentes o temporales), consultores, contratistas, pasantes o cualquier otra persona asociada con nosotros o con alguno de nuestros empleados, en cualquier lugar que estuvieren ubicados (referidos colectivamente en este código como "obligados")
SOBORNOS
Especificamente no se debe vincular con ninguna modalidad de sobornos, ya sea de manera directa o a través de terceros (como agentes). Específicamente, no se debe ofrecer sobornos a oficiales públicos en ninguna circunstancia..
REGALOS, ACTOS DE HOSPITALIDAD Y SUBVENCIONES
- o Puedan ser considerados como ilegales o inapropiados, o que violen las políticas de quien los recibe
- o Que sean recibidos por algún empleado, oficial gubernamental, político o partido político
No se puede aceptar personalmente ningún regalo, acto de hospitalidad o subvenciones de otras empresas, clientes o socios de negocios personales. Se puede aceptar regalos para entregarlos a organizaciones benéficas aprobadas previamente por IPC o para distribuirlos equitativamente entre los miembros del equipo sólo por aprobación expresa de los directivos. Entendemos que la práctica de entregar regalos de negocios varía entre países y regiones y que, a pesar de que puede ser normal y aceptable en una región, puede no serlo en otra. El estándar aplicable se centra en determinar si dicho obsequio o acto de hospitalidad es razonable y justificable en todas las circunstancias. Siempre se debe tomar en consideración la intención detrás de tal obsequio. (Para mayor detalle respecto a este tema, consultar la "Política de Regalos de IPC")
PAGOS POR FACILITACIÓN
Los pagos para facilitación son ofrecidos con el propósito de facilitar o acelerar la actuación de un funcionario gubernamental en procesos administrativos rutinarios, y no para obtener o retener ventajas de negocios o ventajas inapropiadas de negocios. Sin embargo, dado que la facilitación de pagos está prohibida, no se debe efectuar ningún pago de facilitación ya sea directamente o a través de terceros.
CONTRIBUCIONES PARA CAUSAS POLÍTICAS
No hacemos donaciones, ya sea en efectivo o de cualquier otra índole, para apoyar a partidos o candidatos políticos pues éstas pueden ser percibidas como un intento de ganar una ventaja de negocios inapropiada. Si es decisión propia, puedes hacer contribuciones o cualquier tipo de aporte para causas o campañas políticas a título personal, siempre y cuando estas contribuciones no sean usadas para encubrir sobornos y sean éticas y legales de conformidad con la legislación y prácticas locales.
CONTRIBUCIONES BENÉFICAS
IPC alienta a sus miembros a participar y contribuir en actividades comunitarias y de beneficencia, ya sean en especie, conocimiento, tiempo o contribuciones económicas directas. Sin embargo, nuestros empleados deben ser cuidadosos y asegurarse de que sus contribuciones o actividades benéficas no sean usadas para encubrir actos de soborno, por lo cual deberán cerciorarse que el dinero o contribución entregada fue utilizada en una actividad lícita.
COERCIÓN
Las leyes anti-corrupción tienden a ignorar actos de coerción que generen o protejan, de forma directa o indirecta, sobornos y extorsión; ya sea que se trate de la pérdida, destrucción u ocultamiento de las evidencias o de informes sobre actividades de corrupción. Sin embargo, muchos, y probablemente la mayoría de actos de corrupción en el mundo involucran algún tipo de coerción – efectuada por clientes, supervisores, colegas, parientes, y por personas que tienen algún tipo de influencia sobre las personas responsables de ejecutar actividades, proveer información o elaborar reportes concluyentes como parte de su trabajo.
En IPC, debemos tener presente que tenemos la capacidad de ejercer presión sobre otros para que transgredan sus obligaciones relacionadas con las políticas antisoborno. Más aún, debemos poder reconocer actos de coerción y detenerlos o reportarlos. Detener la coerción en su origen nos fortalece para hacer mejor nuestro trabajo, y quita la presión a la que en ocasiones son sometidos empleados y otros oficiales de la ley para "no hacer lo correcto sólo en esta ocasión". Desde informar a clientes potenciales que no pagamos sobornos desde las negociaciones, decírselo directamente en nuestra primera entrevista o comunicación con ellos, hasta aconsejar a nuestros colaboradores sobre cuándo y dónde podrían enfrentarse a situaciones en las que les exijan un soborno (y reiterarles que no lo hacemos); ayudará siempre a tomar decisiones éticas y aumentar las probabilidades de hacer lo que se debe hacer legítimamente, sin someterse a extorsiones o competencia desleal basada en sobornos. Derivado de lo anterior, nunca debe insinuar (incluyendo ejercer influencia sobre ellos dada su voluntad de ayudarle) u ordenar a otros colaboradores, proveedores, o representantes de los clientes a que hagan algo, lo hagan para determinada fecha, o consigan algo de funcionarios gubernamentales, por vía de cualquier acto que contemple el ofrecimiento de un soborno.
TRÁFICO DE INFLUENCIAS
Está prohibido cualquier actuación en relación con tráfico de influencias, ya que esto podría derivar en responsabilidad penal para IPC. Por lo cual se debe reportar cualquier evento en el cual se configure o pueda configurarse este tipo de situaciones al Compliance Officer.
Recuerda que peticiones pequeñas pueden ser consideradas como una solicitud de "favores", que puede llevar a problemas más grandes que pueden devenir en actos de corrupción si no se es extremadamente cuidadoso.
ACTOS, EXPRESIONES Y ACTITUDES LOABLES
La "gentileza" y la "gratitud" son dos virtudes importantes; sin embargo, en varios países, las demostraciones de gratitud a un oficial público pueden vulnerar la legislación local anti-soborno; en tanto en otros pocos países algunas expresiones de gentileza pueden transgredir la legislación antiextorsión. De momento, consideramos que algunas muestras de gratitud y la mayoría de expresiones de gentileza a los funcionarios públicos puede mejorar la prestación de servicios públicos, el espíritu de comunidad y las relaciones humanas.
EXPRESIONES DE GRATITUD
Nunca debes solicitar a un funcionario público transgredir una norma válida. Tampoco se debe efectuar expresión o acto de gratitud alguno, ya sea verbal o escrito, hacia el funcionario público, o su supervisor, que ha cumplido con su labor u obligaciones propias de su cargo, o lo ha hecho más rápido o mejor de lo que se esperaba. Puede haber otras expresiones de gratitud, pero por ahora, más allá de no expresar verbalmente o por escrito su gratitud, se pueden revisar con el Compliance Officer las "demostraciones de gratitud" que tenga en mente y obtenga la aprobación de éste para que la pueda realizar.
TUS RESPONSABILIDADES
Debes asegurarte de leer, entender y cumplir con estas políticas. La prevención, detección, reporte y resolución ética y prudente de situaciones de soborno, extorsión, coerción y otras formas de corrupción son tu responsabilidad. Debes notificar al Compliance Officer tan pronto te sea posible, si crees o sospechas que un conflicto o incumplimiento de estas políticas ha ocurrido o puede ocurrir en el futuro.
Los reportes se pueden realizar por medio de la línea telefónica al 33 1655 8375 o a través del correo electrónico den.compliance@gmail.com.
En caso de requerir hacer alguna consulta se puede dirigir un correo con las dudas o inquietudes a den.compliance@gmail.com.
Nos reservamos el derecho de terminar la relación contractual con clientes, proveedores, agentes y otras organizaciones si se incumplen estas políticas.
GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTACIÓN
En IPC tenemos implementados controles internos apropiados que den razón del motivo de negocios de cada pago efectuado a terceros, y de pagos especiales o aumentos de salarios o gastos estándar o reiterados.
Se deben dar a conocer al Compliance Officer todos los regalos, subvenciones o cortesías de hospitalidad que hayas ofrecido o recibido de funcionarios gubernamentales o de terceros a nombre de algún funcionario gubernamental; o que hayas aceptado o te haya sido ofrecido a ti o alguien cercano a ti.
Todos los gastos y reembolsos relacionados a regalos, subvenciones o cortesías de hospitalidad a nombre de terceros deben ser documentados, incluyendo los detalles específicos de la razón por la cual se hizo tal gasto y el nombre del beneficiario directo y de los beneficiarios últimos. Todas las cuentas, facturas y otros documentos de respaldo relacionados con transacciones con terceros como clientes, proveedores, contactos de negocios deben ser elaborados y llevados con exactitud e integridad. Ninguna cuenta puede quedar por "fuera de los libros" para facilitar o encubrir pagos inapropiados.
CÓMO PRESENTAR UNA QUEJA
Te invitamos a presentar tus quejas acerca de cualquier sospecha o práctica corrupta o inadecuada lo antes posible. Si no estás seguro de si un acto en particular constituye extorsión, soborno, coerción u otra forma de corrupción, o si tienes alguna pregunta o inquietud, acércate con el Compliance Officer. Cuentas también con la opción de realizar tu reporte a través de la línea telefónica designada para este fin.
QUÉ HACER SI ES VÍCTIMA DE CORRUPCIÓN O SOBORNOS
Si un tercero te ofrece un soborno, te solicita que sobornes a alguien, eres víctima de alguna forma de actividad ilícita o sospechas que esto podría pasar en el futuro, es importante que realices tu denuncia vía telefónica al 33 1655 8375 o através del correo electrónico den.compliance@gmail.com tan pronto te sea posible.
Te recordamos que tu denuncia puede ser anónima y que puedes preguntar el estatus de tu denuncia cuando así lo consideres por los mismos canales de comunicación.
¿POR QUÉ DEBEMOS DE CUMPLIR ESTA POLÍTICA ANTISOBORNO?
En IPC tenemos objetivos generales designados por dirección general, al cumplir con esta política apoyamos directamente al desarrollo de IPC.
Al identificar y comunicar todas las oportunidades de mejora que detectes en el desarrollo de tus procedimientos, estarás ayudando a una mejora continua de la organización.
PROTECCIÓN PARA QUIENES SE REÚSEN A ACEPTAR U OFRECER SOBORNOS, PRESENTEN QUEJAS O REPORTES SOBRE ACTOS INDEBIDOS DE OTROS MIEMBROS DE IPC Y SE PREOCUPEN POR POSIBLES REPERCUSIONES
Alentamos la sinceridad y apoyaremos a cualquier persona que plantee sus preocupaciones genuinas y de buena fe de conformidad con estas políticas, incluso si éstas resultan ser erróneas. Estamos comprometidos con garantizar que nadie sufra tratos desfavorables o perjudiciales por haberse negado a participar en actos de soborno, coerción o corrupción; o por haber reportado de buena fe sus sospechas sobre actos de corrupción actuales o futuros. Si consideras que has sido víctima de represalias como despido, sanciones disciplinarias, amenazas o cualquier tipo de actitudes desfavorables vinculadas con tu denuncia sobre actos de corrupción, debes comunicarte con el Compliance Officer vía telefónica al 33 1655 8375 o através del correo electrónico den.compliance@gmail.com.
CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN
La capacitación sobre el contenido de estas políticas es parte del proceso de orientación de todos los miembros nuevos. Todos los miembros y empleados actuales recibirán una capacitación sobre los detalles pertinentes de estas políticas al momento de su implementación. Adicionalmente, se te solicitará manifestar formalmente tu conformidad con las disposiciones. Las campañas relacionadas con los temas de soborno y corrupción serán comunicadas a todos los proveedores, contratistas y socios de negocios desde el inicio de nuestra relación comercial con ellos, y cuando sea apropiado con posterioridad.
¿QUIÉN ES RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS?
El Compliance Officer, Gerente General y el responsable de Recursos Humanos, tienen la responsabilidad y autoridad absoluta de asegurarse de que estas políticas guardan concordancia con nuestras obligaciones legales y éticas, y que todas las personas que trabajan bajo su supervisión cumplan con las disposiciones establecidas. Cada uno de los responsables encargados de cada área tienen la obligación de hacer cumplir estas políticas a aquellas personas que están a su cargo.
El Compliance Officer es una persona externa a la organización, quien ha recibido nombramiento oficial por parte del órgano de adminsitración, por tener el conocimiento y a experiencia suficiente para desempeñar la función, así mismo es una entidad independiente de la organización e imparcial en el tratamiento de los reportes o denuncias.
¿QUÉ PASA SI NO CUMPLO CON LA POLÍTICA ANTISOBORNO?
El Compliance Officer en conjunto con el gerente general serán los responsables de aplicar las sanciones correspondientes de acuerdo a la gravedad y/o magnitud de la falta reportada, las cuales pueden ir desde un apercibimiento verbal, hasta despido justificado aplicando las leyes federales correspondientes.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
El Compliance Officer en coordinación con el responsable de Recursos Humanos son responsables de la implementación de estas políticas; quienes deberán evaluar regularmente su aplicabilidad, eficacia y conveniencia. Cualquier ajuste necesario será implementado a la brevedad posible. Los sistemas y procedimientos internos de control serán sujetos a auditorías regulares para asegurarnos de que son efectivos para contrarrestar el soborno y las prácticas de corrupción.
TODOS SOMOS RESPONSABLES
Tú y todos los que conformamos IPC, somos responsables del éxito de estas políticas y de esta manera combatir la corrupción.